Dateneingabe in Excel mit einem Datenformular – in 30 Sekunden ohne VBA erstellt!

Dateneingabe mit Datenformular

Microsoft Excel® bietet viele gute Funktionen an, die man überall auf der Welt kennt und nutzt. Auf der anderen Seite gibt es Funktionen, die noch nicht bekannt oder nicht entdeckt sind, obwohl diese zu verblüffenden Ergebnissen führen. Wie zum Beispiel die einfache Eingabemaske. In diesem Artikel möchte ich Dir das integrierte Datenformular in Excel vorstellen.

Was ist ein Datenformular?

Datenformulare werden überall eingesetzt, um Daten jeglicher Art in Tabellen einzufügen. Das sind Eingabemasken, deren Ziel ist die Eingabe der Daten zu vereinfachen.

Um diesem Wunsch Rechnung zu tragen, hat Microsoft Excel® ein Datenformular zur Eingabe der Daten in Excel eingebaut. Damit kann man sehr einfach neue Daten eingeben, bestehende ändern oder nach Einträgen suchen. Und das ganze funktioniert sogar ohne VBA!

Ein Beispiel:

integriertes Datenformular

Bevor Du das Datenformular nutzen kannst, muss Du es erstmal in Excel aktivieren (keine Installation erforderlich).

Wie aktiviere ich das integrierte Datenformular in Excel?

In ein paar Minuten erfährst Du, wie hilfreich das integrierte Datenformular ist. Es ist kaum zu glauben, dass Microsoft das Datenformular auf keinem Menüband anzeigt. Aber wo befindet sich das Datenformular? Lies weiter.

Vorbereitung

Um das Formular aktivieren zu können, wird eine Tabelle zur Eingabe der Daten benötigt. Die Tabelle kann noch leer sein, in diesem Schritt werden lediglich Spaltenbezeichnungen benötigt.

Tabelle mit Daten

Aktivierung

Um das Datenformular zu aktivieren, klicke auf eine beliebige Zelle in der Tabelle oder selektiere eine der Beschriftungen in dem Tabellenkopf (wenn die Tabelle noch leer ist).

Jetzt kannst Du eine der beiden Optionen nutzen um das Formular zu aktivieren:

  • Option 1
    Drücke Alt + D + O um zu den Excel-Optionen zu gelangen. Danach klicke die folgenden Menüpunkte an: Symbolleiste für den Schnellzugriff -> Befehle auswählen -> Befehle nicht im Menüband -> Maske… -> Hinzufügen -> OKDatenformular aktivieren

Anschließend erscheint in der Symbolleiste für den Schnellzugriff das Icon des Datenformulars

Datenformular Schnellzugriff

  • Option 2
    Drücke Alt + F11 um zum Visual Basic Editor zu gelangen. Füge ein und führe anschließend das folgende VBA-Makro aus:
    Sub DataForm()
        ActiveSheet.ShowDataForm
    End Sub

    VBA Makro

Die beiden Wege bewirken, dass ein Datenformular erscheint. Wie Du siehst, alle Tabellenbeschriftungen wurden automatisch ins Formular übernommen.

Wie funktioniert das Datenformular?

Anlegen neuer Datensätze

Um einen neuen Datensatz anzulegen, klicke auf Neu. Befülle alle Felder mit Daten und klicke auf Schließen.

Du kannst auch die Eingabe-Taste drücken, nachdem Du das letzte Feld auf dem Formular mit einem Wert befüllt hast.

Mit der Taste TAB kannst Du innerhalb des Formulars zum nächste Eingabefeld springen, mit der Tastenkombination UMSCHALT+TAB gelangst Du zu dem vorherigen Eingabefeld.

Wenn Du dir jetzt das unten stehende Beispiel anschaust, wirst Du merken, dass das Feld “Betrag” nicht eingegeben werden kann. Nein, das ist kein Fehler im Datenformular. In der Spalte “Betrag” steht eine Formel, die Werte in den Spalten “Menge” und “Preis” miteinander multipliziert.

integriertes Datenformular

Das heißt, dass das Datenformular schlau genug ist, Spalten zu erkennen, wo keine Eingabe benötigt wird.

Navigieren im Datenformular

Um zwischen dern eingegebenen Datensätzen zu navigieren, kannst Du entweder die Scrollleiste oder die Buttons Vorherigen suchen und Weitersuchen nutzen.

Daten einfügen mit dem Datenformular

Ändern der Datensätze

Um einen Datensatz zu editieren, muss man zuerst zu diesem Datensatz navigieren. Wie das geht, habe ich im vorherigen Schritt beschrieben.

Danach kannst Du die Werte einfach anpassen.

Anschließend klicke entweder auf Schließen oder drücke die ENTER-Taste. Excel speichert die Eingabe und zeigt automatisch die nächste Zeile an.

Wenn Du während des Editierens eines Datensatzes (vor dem Klicken auf Schließen oder Drücken der ENTER-Taste) den ursprünglichen Wert wiederherstellen möchtest, klicke auf Wiederherstellen. Alle Änderungen an dem aktuellen Datensatz werden zurückgenommen und ursprüngliche Werte in allen Feldern angezeigt.

Daten einfügen mit dem Datenformular

Datensätze löschen

Um einen beliebigen Datensatz in der Tabelle zu löschen, muss man zuerst zu diesem Datensatz navigieren und anschließend die Schaltfläche Löschen betätigen.

Ein Bestätigungsfenster erscheint.

Nach einer Bestätigung Deinerseits wird der Datensatz sofort und unwiderruflich gelöscht.

Datensatz löschen

Bestimmte Datensätze finden

Wenn Du mit einer großen Tabelle arbeitest, kannst Du mit der Schaltfläche Kriterien bestimmte Datensätze finden.

Zum Beispiel: wenn Du in der abgebildeten Tabelle nach bestimmten Datensätzen suchst, klicke auf Kriterien, gib benötigte Inhalte in die Felder ein und drücke ENTER. Du bekommst Datensätze angezeigt, die Deinen Suchkriterien entsprechen.

Suchkriterien können auch in mehreren Eingabefeldern gleichzeitig eingegeben werden. Wenn Du zum Datenformular zurückkehren möchtest, um Zeilen hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen, klicke auf Maske.

Datenformular schließen

Um das Datenformular zu schließen, klicke auf Schließen und das Formular verschwindet.

Wichtige Hinweise zum Umgang mit dem integrierten Datenformular

Ja, es gibt ein paar Einschränkungen beim Nutzen des Datenformulars, die man im Kopf behalten muss.

  • Die maximale Anzahl der Eingabefelder ist beschränkt auf 32.
  • Die Breite aller Eingabefelder hängt von der Breite der verknüpften Spalten in der Tabelle. Die breiteste Spalte bestimmte die Breite aller Felder.

Wenn die Spalten nicht ausreichend breit sind, um Inhalte vollständig anzuzeigen, wird das Datenformular sich diesbezüglich genauso verhalten.

Breite der Eingabefelder

  • Bei der Eingabe der Suchkriterien kannst Du Platzhalterzeichen nutzen.
    PlatzhaltersymbolWirkung
    ? (Fragezeichen)Repräsentiert beliebiges einzelnes Zeichen

    Zum Beispiel werden mit Schmi?t „Schmidt“ und „Schmitt“ gefunden.

    * (Sternchen)Repräsentiert eine beliebige Anzahl von Zeichen

    Zum Beispiel werden mit *ost „Nordost“ und „Südost“ gefunden.

    ~ (Tilde), gefolgt von ?, * oder ~Repräsentiert Fragezeichen, Sternchen oder Tilde im Suchbegriff. Ohne Tilde dienen diese drei Zeichen als Platzhalterzeichen.

    Zum Beispiel: gj91~? findet „gj91?“

  • Beim Anlegen eines neuen Datensatzes wird der neue Datensatz am Ende der Tabelle bzw. Bereiches eingetragen. Dafür wird die Tabelle bzw. der Bereich von Excel erweitert.Sollte die Erweiterung aufgrund vorhandener Einträge nicht möglich sein, kommt die Fehlermeldung “Die Liste oder Datenbank kann nicht erweitert werden”.
    Um in diese Situation nicht zu kommen, sorge bitte beim Anordnen der Daten im Datenblatt, dass der Bereich oder die Tabelle von der letzten Zeile aus nach unten erweitert werden kann.
  • Ein Datenformular kann nicht gedruckt werden. Auch der Excel-Befehl Drucken oder die Schaltfläche Drucken funktionieren nicht, bevor Du das Datenformular geschlossen hast.Alternativ kannst Du einen Screenshot des Formulars erstellen, den Du dann in ein Bildbetrachtungsprogramm kopieren und daraus ausdrucken kannst.

Fazit

In diesem Artikel habe ich Dir das integrierte Datenformular von Excel vorgestellt.

Auch wenn dieses wenige Funktionen und einige Einschränkungen hat, kann es trotzdem sehr hilfreich sein, wenn Anforderungen an ein Formular nicht zu hoch sind.

Ich hoffe, Du kann das Gelernte sofort zu Deinem Besten einsetzen.

Und jetzt eine kurze Frage an Dich: Hast Du schon mal das integrierte Datenformular eingesetzt?

Antworte bitte in dem unten stehenden Kommentarfeld.

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